Hantera alla dokument genom produktens hela livscykel

Få full kontroll och spårbarhet på alla dina dokument, artiklar och filer med versionshanteringen i YaPlm

Versionshantering av filer

Strukturera informationen

Rättigheter

Dokumentmallar

Styr datan med dokumenttyper och attribut

Enkelt att söka

Dokumenthantering i YaPlm

På ett företag hanteras många olika sorters dokument och information. Det kan röra sig om ritningar, rapporter, illustrationer, specifikationer och annan information som behöver struktureras och lagras. Oavsett vilken typ av dokument eller information det rör sig om finns det ett behov av att kunna spara filerna och informationen centralt och den senaste godkända versionen måste vara tillgänglig för rätt instanser och personer inom företaget.

Genom att använda YaPlm som dokumenthanteringssystem kan alla verksamhetens filer lagras på ett strukturerat och säkert sätt. Alla typer av filer kan versionshanteras i YaPlm. Office dokument, email, textfiler, .zip filer, bilder, filmer, CAD modeller, ritningar etc. Det är möjligt att se vem som har ändrat dokumentet och när i tiden ändringen gjordes.

Versionshantering

YaPlm håller reda på vilka versioner av dokumentet som är gällande och hindrar även att flera användare kan ändra i samma fil samtidigt. För att kunna ändra ett dokument måste en ny version av dokumentet skapas, versionen höjs och filen kan därefter editeras. När ändringen är gjord godkänns sedan dokumentet och den nya versionen blir tillgänglig för verksamheten.

För att ytterligare styra versionshanteringen av dokument är det möjligt att styra godkännandeförfarandet med processflöden. Läs mer om processflöden…

Dokumenttyper och attribut

För att styra hur de olika filerna och dokumenten skall struktureras i YaPlm klassas de i olika dokumenttyper. Exempel på dokumenttyp kan vara ritning, 3D Modell, testrapport, provningsinstruktion etc. På dokumenttypen går det sedan att styra beteendet och regelverket för just den typen av dokument i systemet. Till exempel går det att styra rättigheter, godkännandeförfarande och attributuppsättning.

Genom att tagga dokumenten med dokumentegenskaper, så kallade attribut ökar spårbarheten och det blir enklare att administrera och hitta dokumenten. Attributuppsättningen för de olika dokumenttyperna i YaPlm är fullt konfigurerbar och det är upp till varje verksamhet att definiera vilka attribut som önskas för de olika dokumenttyperna. En del av attributen skapas per automatik när ett dokument till exempel skapas eller godkänns i systemet och en del av attributen fylls i av användaren. 

För de system som har en integration till YaPlm finns det även möjlighet att styra dokumentegenskaperna inne i de olika filerna. YaPlm kan sättas upp så att sidhuvudet i Word uppdateras med valda attribut från YaPlm eller att ritningshuvudet uppdateras med rätt godkännandedata.

Sökbarhet

I YaPlm går det att söka på dokumentens alla dokumentegenskaper så kallade attribut. 

Sökverktyget möjliggör sökning på enskilda attribut eller med fritextsökning som söker i alla attribut. Med hjälp av rättigheter och användarroller går det även att styra vem som har möjlighet att se och söka på olika dokument och dokumenttyper.l

Strukturer

För att få en överblick av verksamhetens alla dokument är det möjligt att skapa strukturer bestående av olika objekt. Det är även möjligt att skapa länkar mellan olika dokument för att ytterligare kunna styra tillhörighet och rättigheter.  Samma dokument kan vara länkat på flera ställen i strukturen. Till exempel kan en testrapport vara länkad till tillhörande artikel men även vara länkad till en folder som visar alla testrapporter skapade under en viss tidsperiod.

Rättigheter

I en verksamhet finns det ofta olika målgrupper med olika informationsbehov och rättigheter. I YaPlm är det enkelt att sätta upp rättigheter för vilka roller på företaget som ska ha åtkomst till de olika dokumenttyperna.

Rättigheter kan styras på dokumenttyper eller attribut men även på förekomst i systemet. Till exempel går det att sätta rättigheter på ett projekt och då har endast de användare som är medlemmar i projektet åtkomst till länkade dokument.

Dokumentmallar

I YaPlm kan allla dokumentmallar kan versionshanteras. Mallar kan konfigureras så att attribut och data automatiskt uppdateras i dokumenten med information från YaPlm. Till exempel när ett worddokument godkänns i YaPlm kan sidhuvudet i worddokumentet automatiskt uppdateras med godkännandedata så som, revision, godkänd av och godkänd datum. 

Genom att versionshantera verksamhetens alla dokumentmallar i YaPlm säkerhetställs att rätt version av dokumentmallen används till rätt sak. Då ett nytt dokument skapas inifrån YaPlm genereras det utifrån den senast godkända mallen i systemet.

Fler PLM lösningar i YaPlm

Med YaPlm som PLM system får du tillgång till flera funktioner och lösningar som hjälper dig att effektivisera dina processer och på så sätt öka lönsamheten för hela verksamheten

Versionshantering
av alla filer

Versionshantering av alla dokument, artiklar och filer.

Processflöden
och godkännande

Process- och godkännandeflöden av artiklar och dokument

Dokumenthantering
och spårbarhet

Säker lagring och spårbarhet av verksamhetens dokument

YapApp
webblösning

Åtkomlighet av artiklar, dokument och filer via webbinterface

Artiklar
och artikelstrukturer

Skapa och hantera artiklar och dess strukturer i YaPlm

Integrationer
till CAD, Office och ERP

Effektivisering av informationsflödet mellan PLM och andra system