Genom att använda YaPdm som dokumenthanteringssystem kan alla verksamhetens dokument hanteras över dokumentets hela livscykel. Mallar, projektstrukturer och attributuppsättningar kan enkelt anpassas i systemet för att stödja hela verksamhetens behov.

 

Versionshantering

Alla filer och filtyper kan versionshanteras i YaPdm, office dokument, email, textfiler, .zip filer, bilder, filmer, ritningar etc. Det är möjligt att se vem som har ändrat dokumentet och när i tiden ändringen gjordes.

YaPdm håller reda på vilka versioner som gäller och hindrar att flera användare kan ändra i samma fil samtidigt. För att kunna ändra ett dokument måste det checkas ut, versionen höjs och filen kan därefter editeras. När ändringen är gjord checkas dokumentet in.

För att ytterligare styra versionshanteringen av dokument är det möjligt att styra godkännandet med godkännandeflöden, så kallade WorkFlow.

 

Dokumentegenskaper, attributuppsättning

Genom att tagga dokumenten med dokumentegenskaper, så kallade attribut ökar spårbarheten och det blir enklare att administrera och hitta dokumenten. I YaPdm är det enkelt att konfigurera och sätta upp vilka attribut som ska knytas till de olika dokumenttyperna.

För de system som har en integration till YaPdm finns det även möjlighet att styra dokumentegenskaperna inne i de olika filerna. YaPdm kan sättas upp så att sidhuvudet i Word uppdateras med valda attribut från YaPdm eller att ritningshuvudet uppdateras med rätt godkännandedata.

 

Rättigheter

I en verksamhet finns det ofta olika målgrupper med olika informationsbehov och rättigheter. I YaPdm är det enkelt att sätta upp rättigheter för vilka roller på företaget som ska ha åtkomst till de olika dokumenttyperna.

Rättigheter kan styras på dokumenttyper eller attribut men även på förekomst i systemet. Till exempel går det att sätta rättigheter på ett projekt och då har endast de användare som är medlemmar i projektet åtkomst till länkade dokument.

 

Sökbarhet

I YaPdm går det att söka på dokumentens alla dokumentegenskaper så kallade attribut. Attributuppsättningen kan enkelt anpassas för att stödja olika dokumenttyper och dess egenskaper. Sökverktyget möjliggör sökning på enskilda attribut eller med fritextsökning som söker i alla attribut. Med hjälp av rättigheter och användarroller går det att styra vem som har möjlighet att se och söka på olika dokument och dokumenttyper.

 

Åtkomlighet och distribution

Med YaPdm webblösning YapApp är det möjligt att komma åt information, artiklar, dokument och filer från YaPdm via ett webbinterface. Genom att styra rättigheterna är det möjligt att ge olika användargrupper olika åtkomst till informationen i systemet. Till exempel går det att ställa in systemet så att en underleverantör endast har åtkomst till sina ritningar.

 

Strukturer

För att få en överblick av verksamhetens alla dokument är det möjligt att skapa strukturer bestående av olika objekt. Det är även möjligt att skapa länkar mellan olika dokument för att ytterligare kunna styra tillhörighet och rättigheter. Samma dokument kan vara länkat på flera ställen i strukturen. Till exempel kan en testrapport vara länkad till tillhörande artikel men även vara länkad till en folder som visa alla testrapporter skapade under en viss tidsperiod.

 

Dokumentmallar

I YaPdm kan allla dokumentmallar kan versionshanteras. Mallar kan konfigureras så att attribut och data automatiskt uppdateras i dokumenten med information från YaPdm. Till exempel när ett worddokument godkänns i YaPdm kan  sidhuvudet i worddokumentet automatiskt uppdateras med godkännandedata så som, revision, godkänd av och godkänd datum.

Genom att versionshantera verksamhetens alla dokumentmallar i YaPdm säkerhetställs att rätt version av dokumentmallen används till rätt sak. Då ett nytt dokument skapas inifrån YaPdm genereras det utifrån den senast godkända mallen i systemet.