Dokumenthantering

Med dokumenthanteringen i YaPdm kan alla dokument och filer struktureras och versionshanteras. Mallar, projektstrukturer och attributuppsättningar kan enkelt anpassas i systemet för att stödja hela verksamhetens behov.
 

Sökbarhet

I YaPdm går det att söka på dokumentens alla dokumentegenskaper så kallade attribut. Sökverktyget möjliggör sökning på enskilda attribut eller med fritextsökning som söker i alla attribut. Med hjälp av rättigheter och användarroller går det att styra vem som har möjlighet att se och söka på olika dokument och dokumenttyper.

 

Versionshantering och spårbarhet

Alla filer och filtyper kan versionshanteras i YaPdm, office dokument, email, textfiler, .zip filer, bilder, filmer, ritningar etc. Det är möjligt att se vem som har ändrat dokumentet och när i tiden ändringen gjordes.

YaPdm håller reda på vilka versioner som gäller och hindrar att flera användare kan ändra i samma fil samtidigt. För att kunna ändra ett dokument måste det checkas ut, versionen höjs och filen kan editeras. När ändringen är gjord checkas dokumentet in.

För att ytterligare styra versionshanteringen är det möjligt att hänga på olika godkännandeflöden så kallade WorkFlow.

 

Åtkomlighet och distribution

För att göra alla godkända dokument i YaPdm tillgängliga för hela verksamheten har YaPdm en YapApp i vilken godkända dokument kan öppnas. Inbyggd i systemet finns även verktyg för att skapa rapporter, exportera ut filer, maila filer etc.

 

Dokumentegenskaper, attributuppsättning

Genom att tagga dokumenten med dokumentegenskaper, så kallade attribut ökar spårbarheten och det blir enklare att administrera och hitta dokumenten. I YaPdm är det enkelt att konfigurera och sätta upp vilka attribut som ska knytas till de olika dokumenttyperna.

För de system som har en integration till YaPdm finns det även möjlighet att styra dokumentegenskaperna inne i de olika filerna. YaPdm kan sättas upp så att sidhuvudet i Word uppdateras med valda attribut från YaPdm eller att ritningshuvudet uppdateras med rätt godkännandedata.

 

Struktur

För att få en överblick av verksamhetens alla dokument är det möjligt att skapa strukturer bestående av olika objekt. Det är även möjligt att skapa länkar mellan olika dokument för att ytterligare kunna styra tillhörighet och rättigheter. Det går till länka beskrivande dokument till en artikel.

 

Versionshantera dokumentmallar

Genom att versionshantera verksamhetens alla dokumentmallar i YaPdm garanteras det att rätt version av mallen används till rätt sak. Då ett nytt dokument skapas inifrån YaPdm genereras det utifrån den senast godkända mallen i systemet.